Au même titre que tous les financeurs de formation professionnelle continue, le FONGECIF Midi-Pyrénées se voit assigner un rôle de contrôle et d’évaluation de la qualité des formations, dont le cadre est défini par la Loi du 5 mars 2014 :

• « Les organismes collecteurs paritaires agréés mentionnés à l’article L. 6332-1, les organismes paritaires agréés mentionnés à l’article L. 6333-1, l’État, les régions, Pôle emploi et l’institution mentionnée à l’article L. 5214-1 s’assurent, lorsqu’ils financent une action de formation professionnelle continue et sur la base de critères définis par décret en Conseil d’État, de la capacité du prestataire de formation mentionné à l’article L. 6351-1 à dispenser une formation de qualité. » Art L6316-1 
•  « Les organismes agréés pour prendre en charge le congé individuel de formation … s’assurent de la qualité des formations financées ». Art. L6333-3 
•  « Ils mettent à disposition…des informations relatives aux outils, méthodologie et indicateurs »
• De par cette mission, il entend conforter l’accompagnement des bénéficiaires dans et vers l’emploi (réalisé dans le cadre du CEP), mais également sécuriser les actions de formation financées.

Le Décret n° 2015-790 du 30.6.15  complète la présentation de cette mission « Qualité » par des indications plus opérationnelles.

De fait, trois niveaux d’évaluation sont identifiés :

•  LA DIMENSION QUALITE PAR LE RESPECT DES 6 CRITERES STIPULES
  • « l’identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé ;
  • l’adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics de stagiaires ;
  • l’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement à l’offre de formation ;
  • la qualification professionnelle et la formation continue des personnels chargés des formations ;
  • les conditions d’information du public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus ;
  • la prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires ».
• LE CADRE REGLEMENTAIRE NOTAMMENT A TRAVERS L’OBSERVATION DES OBLIGATIONS LEGALES DONT :
  • l’établissement d’un règlement intérieur,
  • les conditions de réalisation d’une action de formation,
  • les documents à remettre aux stagiaires avant l’entrée en formation,
  • et la garantie de la protection des libertés individuelles.
•  LES ELEMENTS DE TARIFICATION / INNOVATION : COHERENCE DU TAFIF AU REGARD DES MOYENS INVESTIS ET DU CHAMPS CONCURRENTIEL

« Les financeurs veillent à l’adéquation financière des prestations achetées aux besoins de formation, à l’ingénierie pédagogique déployée par le prestataire, à l’innovation des moyens mobilisés et aux tarifs pratiqués dans des conditions d’exploitation comparables pour des prestations analogues ».

Un Questions-Réponses  DGEFP du 12.1.16 de l’administration clarifie certaines interrogations soulevées par la publication en juillet dernier du décret relatif à la qualité des actions de la formation.

Les organismes financeurs, s’assurent de la qualité des prestations :

• soit en mettant en œuvre des procédures internes d’évaluation ;
• soit par la vérification que le prestataire bénéficie d’une certification ou d’un label inscrit(e) sur la liste établie par le CNEFOP (cliquez ici) et qui sera mise à la disposition du public.
• L’une et l’autre des voies permettent indistinctement l’inscription sur le catalogue de référence.

Ce catalogue est mis à la disposition du public par chacun de ces organismes.

En tant que financeur, le FONGECIF Midi-Pyrénées peut exiger les justificatifs de dépenses avant d’effectuer le paiement. Art. R6332-25 du CT – Décret n° 2014-1240 du 24.10.14  

L’assiduité du stagiaire participe à justifier de l’exécution de l’action de formation. La pièce maîtresse de ce contrôle reste donc la feuille d’émargement, signée par demi-journée à la fois par le stagiaire et le formateur.

Le paiement des frais de formation pris en charge par le FONGECIF s’effectue après exécution des prestations de formation et sur présentation des pièces justificatives.

En cas d’anomalie constatée dans l’exécution d’une action, le FONGECIF peut demander à l’employeur ou au prestataire de formation tout document complémentaire à ceux déjà transmis (attestations de présence / feuilles d’émargement notamment) pour s’assurer de la réalité de l’action qu’il finance et de sa conformité aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles.

Le défaut de justification constitue un motif de refus de prise en charge ou de non-paiement des frais de formation. 

Le financeur devra effectuer tout signalement utile et étayé auprès des services de l’Etat chargés du contrôle de la formation professionnelle.
Art. R6332-26-1 du CT – Décret du 30.6.15

I) AU QUOTIDIEN UNE PRISE EN COMPTE DES PROBLEMATIQUES DE NON QUALITE

Démarche corrective, l’objet est de sécuriser les formations choisies par les bénéficiaires.

Le FONGECIF Midi-Pyrénées a mis en place tout un système d’alertes pour identifier et corriger les éléments de non qualité en lien avec la formation. Activée par l’ensemble des partenaires externes (bénéficiaires, financeurs, entreprises…) ou encore par des membres internes au FONGECIF, chaque alerte fait l’objet d’investigations précises et de préconisations auprès des organismes de formation concernés.

Le cas échéant, la Commission Paritaire, impliquée dans le processus de décision, peut, en fonction des éléments rapportés et vérifiés, décider de mesures correctives et de sanctions.

De fait, le FONGECIF Midi-Pyrénées accorde, entre autre, un soin particulier à :

• l’expression d’insatisfaction des stagiaires quant à la formation qu’ils ont suivie ou suivent encore (qu’elle soit d’ordre pédagogique, réglementaire ou financière) ;
• les problématiques liées à la facturation des organismes de formation (feuilles d’émargement,…) ;
• à la rémunération des stagiaires (en lien avec l’entreprise et l’organisme de formation).De manière plus globale, l’évaluation de la qualité de l’offre de formation

II) DE MANIERE PLUS GLOBALE, L’EVALUATION DE LA QUALITE DE L’OFFRE DE FORMATION

Démarche préventive, sa finalité est de qualifier, au fil de l’eau, l’offre de formation régionale.

Parallèlement, le  FONGECIF Midi-Pyrénées lance une action plus large, plus volontaire aussi à l’attention des organismes de formation. Il s’agit d’impulser une dynamique de progrès auprès des partenaires formation, notamment en leur proposant un accompagnement et des services spécifiques, qui leur facilitent l’appropriation des exigences qualité au sein-même de leur activité.

Parmi les moyens mis en place par le FONGECIF Midi-Pyrénées la signature d’une Convention d’engagement qualité OF (en projet) reprenant de manière très opérationnelle les éléments du décret qualité ;

• la signature d’une Charte évaluation et contrôle qualité OF (en projet) reprenant de manière très opérationnelle les éléments du décret qualité ;
• l’organisation de rencontres professionnelles « Les matinales de la Qualité » pour avancer sur la mise en œuvre des incontournables de la qualité OF ;
• la mise à disposition d’outils facilitant l’appropriation de la démarche d’évaluation qualité
• la proposition de documents techniques - type actualisés au Décret (programme…)
• la possibilité d’audits d’évaluation qualité OF visant à objectiver le niveau de maîtrise de la qualité par un organisme de formation (…) ;
• un site internet (http://www.fongecifmp.org) avec un accès professionnel réservé. L’ « Espace Prestataires » regroupe l’ensemble des informations et ressources nécessaires en matière d’information sur les procédures administratives, financières, réglementaires…)

En application de la loi du 5 mars 2014, Le FONGECIF Occitanie s’engage à publier son catalogue de référence présentant les organismes de formation satisfaisant les exigences du décret Qualité du 30 juin 2015.

Afin de laisser à l’ensemble des acteurs le temps de s’organiser, les financeurs ont demandé et obtenu une période transitoire de 6 mois (jusqu’au 30 juin 2017) pendant laquelle les organismes de formation pourront être financés sans avoir été au préalable référencés.

Pour faciliter cette démarche tant du point de vue des financeurs que des prestataires de formation, une base de donnée unique a été constituée : le DATA DOCK

Une démarche en 5 temps :

1)Renseigner des 6 critères qualité avec l’outil Datadock

Datadock : comment ça marche ?

Cet outil  permet aux organismes de formation de renseigner un seul formulaire et de joindre les éléments de preuve démontrant qu’ils répondent aux 6 critères qualité définis dans la législation, notamment au travers des 21 indicateurs opérationnels présentés.

Les informations fournies seront accessibles à tous les financeurs impliqués dans Datadock.

Chaque organisme de formation doit renseigner le formulaire et fournir les éléments de preuve dans l’outil Datadock.

Pour les organismes de formation qui détiennent une certification ou un label reconnu par le CNEFOP (cf. liste des certifications et labels CNEFOP), la procédure est simplifiée. En effet, le formulaire Datadock doit être renseigné par l’organisme mais ce dernier n’a pas besoin de fournir les éléments de preuve.

Par ailleurs, si vous avez des questions en lien avec le formulaire Datadock, vous pourrez contacter le service hotline au 09 77 40 55 20.

LE DATADOCK : oui mais quels critères ?

2) Analyse et évaluation par le financeur des informations et preuves déposées

Après examen des éléments déposés par l’organisme, ce dernier est dit « référençable ou non référençable »  par l’un des financeurs membres du Datadock. Il appartient ensuite à chaque financeur d’ajouter ou non des indicateurs spécifiques, de les évaluer et de référencer ou non l’organisme dans son catalogue.

Au-delà du 30 juin 2017, si l’organisme est non référencé, il ne pourra pas être financé par le Fongecif.

3)Référencement de l’organisme dans le catalogue du Fongecif

Dès lors que votre organisme est référencé dans son catalogue, le Fongecif communiquera et actualisera périodiquement sur son site cette information.

L’objectif est :

• d’aider le public à choisir au mieux sa formation,
• de comparer et évaluer la qualité des prestations de formation,
• d’améliorer la qualité des projets de formation qu’il finance,
• et de sécuriser les parcours professionnels des salariés.

4)Evaluation et Contrôle de la qualité OF

Au vu des éléments que vous aurez transmis via le formulaire Datadock, vous devrez être en capacité de fournir toutes les preuves démontrant que vous respectez les 6 critères qualité. Des informations complémentaires pourront vous être demandées.

Le Fongecif pourra contrôler votre organisme à tout moment de l’année. Vous pourrez être contacté pour organiser cette visite, néanmoins celle-ci pourra se réaliser de façon inopinée.

5)Maintien du référencement de l’organisme dans le catalogue du Fongecif ou déréférencement

Suite aux résultats de l’évaluation /contrôle de la qualité, le Fongecif vous communiquera sa décision de maintien du référencement ou du déréférencement de votre organisme dans son catalogue, en cas de non-conformités constatées.

Le déréférencement d’un organisme de formation entraîne la suspension des financements par le Fongecif.

Après la mise en place d’actions correctives, un organisme déréférencé pourra adresser un recours. Ce recours devra être accompagné de pièces justificatives démontrant la mise en conformité.